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En freelance, le temps est précieux. Il permet de gagner de l'argent en travaillant pour plus de clients, de développer de nouveaux projets ou de prendre du temps pour soi.
Alors comment gagner du temps ?
Dans cet article, nous avons demandé à 7 freelances de nous donner leurs conseils pour optimiser leur productivité.
Outils, process, environnement... Ils vous livrent leurs secrets pour que vous puissiez vous en inspirer.
Je m'appelle Romain et je travaille dans de web depuis 20 ans (🦖). De nature curieuse, j'ai toujours eu ce « mindset » d'automatiser au maximum mes tâches répétitives. Cet état d'esprit que l'on retrouve beaucoup dans la communauté « SEO Black Hat » et « no-code » m'a permis de découvrir un nombre impressionnant d'outils et de techniques pour faire exploser ma productivité !
Un conseil simple pour commencer.
Identifier une tâche répétitive qui revient régulièrement dans votre quotidien. Prenez un papier et un stylo et noter étape par étape les actions réalisées pour la traiter. Faites un schéma à l'aide de ce type de tool pour visualiser l'ensemble du process. L'objectif à cette étape est de poser l'ensemble des cas possibles. Ensuite identifier le ou les outils qui vont vous permettre d'automatiser votre tâche. Jeter un œil sur les outils d'automatisation de type Make, ou Automa pour faire travailler directement votre navigateur à votre place. Honnêtement, la courbe d'apprentissage pour ce type de tool est a porté de tous. Si vous êtes à cours d'idée, vous pourrez toujours demander à ChatGPT 😃.
Un dernier point, noter sur un Notion, le temps économisé pour chaque tâche, ça vous motivera pour continuer sur la voie de l'automatisation 😉
Au plaisir d'échanger avec vous sur Linkedin.
Romain Thierry
Product Manager / Maker no-code
www.dankon.fr
Maîtriser sa gestion du temps et la priorisation des tâches : un mélange de la matrice Eisenhower et de la technique "Swallow the Frog"
En tant que professionnel, l'une des compétences les plus importantes que vous puissiez posséder est la gestion du temps. Surtout en tant qu'indépendant, la gestion efficace de votre temps est essentielle à votre réussite. Il existe une variété d'outils et de techniques qui peuvent vous aider à mieux gérer votre temps et à prioriser vos tâches.
Dans cet article, nous discuterons d'un mélange de deux méthodes puissantes : la matrice Eisenhower et la technique Swallow the Frog.
La matrice Eisenhower, également connue sous le nom de matrice Urgence/Importance, est un outil qui aide les individus à hiérarchiser leurs tâches en fonction de leur niveau d'urgence et d'importance. C'est une matrice à quatre quadrants qui divise les tâches en quatre catégories :
La technique Swallow the Frog (en français, avaler la grenouille), quant à elle, est une méthode simple mais efficace qui encourage les individus à s'attaquer à la tâche la plus difficile ou la plus désagréable en premier (avaler la grenouille), plutôt que de procrastiner.
Maintenant, combinons ces deux techniques pour créer une stratégie de gestion du temps puissante :
Étape 1 : Commencez la journée en établissant une liste des tâches à accomplir.
Étape 2 : Catégorisez chaque tâche en fonction de la matrice Eisenhower. Cela vous aidera à identifier les tâches les plus urgentes et importantes.
Étape 3 : Priorisez les tâches en utilisant la technique "Swallow the Frog". Commencez par la tâche la plus difficile ou la plus désagréable et attaquez-la en premier.
Étape 4 : Une fois que vous avez terminé la tâche la plus difficile, passez aux tâches urgentes et importantes. Cela vous aidera à éviter de vous laisser distraire par des tâches moins importantes et vous permettra de vous concentrer sur ce qui est vraiment important.
Étape 5 : Après avoir terminé les tâches urgentes et importantes, allouez du temps pour travailler sur des tâches importantes mais non urgentes. Cela les empêchera de devenir urgentes à l'avenir.
Étape 6 : Essayez de déléguer les tâches urgentes mais pas importantes à d'autres personnes, libérant ainsi plus de temps pour les tâches importantes.
Étape 7 : Évitez autant que possible les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Il s'agit souvent d'activités qui font perdre du temps et qui peuvent vous détourner d'un travail plus important.
En combinant ces deux techniques; la matrice d'Eisenhower et la technique "Avalez la grenouille"; vous pouvez gérer efficacement votre temps et accomplir vos tâches plus efficacement. Cela vous aidera non seulement à respecter les délais et à atteindre vos objectifs, mais aussi à réduire le stress et à augmenter votre productivité globale.
La prochaine fois que vous vous sentez dépassé par votre charge de travail, essayez cette stratégie de gestion du temps et voyez ce qu'elle donne pour vous !
Jalel Tounsi
DevSecOps & CloudOps
https://www.linkedin.com/in/jaleltounsi/ et https://github.com/JalelTounsi
Moi c'est Cindy, social media manager freelance depuis + 7 ans. Si j'en suis arrivée là, à pouvoir gérer en moyenne 20 clients / mois sans galérer tout en vivant mes loisirs, c'est parce que j'ai su franchir un cap parfois difficile à imaginer pour certains.
Un mot : externaliser.
Oui, même quand t'es freelance tu peux déléguer et passer le flambeau.
T'as beau être indépendant et vouloir gérer ton navire, tu peux pas être partout.
Je suis pas graphiste. Je suis pas webmaster. Je suis pas copywriter. Mon job, c'est la création de contenus pour les réseaux sociaux.
Alors pour me soulager en charge mentale et en énergie, j'ai choisi de sous-traiter le graphisme de certaines de mes publications. De confier la créa de mon site web à un expert.
Parce que je préfère que les choses soient bien faites par des prestataires qui sont pro dans le domaine, plutôt que par moi qui essaie de faire du bricolage pour économiser un peu.
Si ces dernières années m'ont bien appris quelque chose : quand t'essaies de faire des économies en faisant toi-même, tu le paies plus tard.
Alors je me concentre sur ce que je sais faire le mieux et ce dans quoi je suis experte.
Pour le reste, je m'entoure de professionnels à qui je délègue lorsque j'en ai besoin.
Depuis, mon business ne s'est jamais aussi bien porté. Ce qui lui donne également une image beaucoup plus professionnelle.
En plus, je gagne du temps et de l'énergie.
Cindy Steenkeste
CM senior au service de ta visibilité
https://cindysteenkeste.com/
Camille Coutens
Développeuse Front-End Vuejs Freelance
https://camillecoutens.com/
En tant que Consultante Marketing Digital auprès d’entreprises de 4 secteurs différents (tourisme, gastronomie, décoration et loisirs), j’ai besoin d’avoir une organisation sans faille. J’accompagne notamment mes clients sur 2 aspects principaux : la gestion de leurs réseaux sociaux et de leurs publicités en ligne.
Ces 2 spécialités se décomposent en plusieurs tâches récurrentes qui nécessitent d’être réalisées à des moments précis du mois pour éviter de se retrouver surchargée. Une organisation au carré est donc de mise si l’on souhaite pouvoir tenir les délais avec ses clients actuels, mais aussi avoir la capacité d’intégrer de nouveaux comptes à gérer.
Pour moi, il est primordial dans un premier temps de mettre en place des processus qui permettront de mieux gérer les tâches récurrentes.
Par exemple, pour la création des éditos réseaux sociaux, j’ai mis en place un processus très cadré qui s’étend du 15 au 30 du mois en cours :
Ainsi, les contenus sont prêts pour un mois complet et cela me permet de gérer d’autres missions ponctuelles en parallèle.
Il est également important de pouvoir miser sur des outils qui vont faciliter la gestion de son planning et la fluidité des échanges avec le client.
J’aime la simplicité et les outils rapides à prendre en main. J’ai donc sans surprise choisie d’utiliser 3 outils classiques, mais qui correspondent parfaitement à mon besoin de gestion des tâches récurrentes :
Avoir une organisation millimétrée et des processus bien encrés est d’autant plus appréciable lorsqu’on est amené à intégrer de nouveaux clients avec des missions récurrentes. Sans cela, il est facile de se laisser submerger face à la quantité de tâches à accomplir.
Cassandra Reynard
Consultante Marketing Digital
https://www.cassandrareynard.com/
Le quotidien d’un freelance c'est effectuer sa mission client avec en plus un certain nombre de tâches : prospection, administratif, side project, formation, ... et peu de temps disponible. Pour accomplir toutes ces tâches, il a besoin de pouvoir travailler de n'importe où, n'importe quand, sur n'importe quel appareil avec des outils en ligne. Afin d'optimiser les coûts et garder la maitrise de mes données, j’ai choisi l’auto-hébergement..
1 – Organisation des tâches et planification
Problème : Organiser et prioriser les tâches quotidiennes et planifier à long terme.
Solution : J’ai adopté une approche Lean management et une matrice d'Eisenhower dans des kanbans pour organiser et planifier mon activité professionnelle et personnelle. Grâce à une application de type Trello full-web, chaque activité est gérée dans un board avec un stream par sujet en kanban. Chaque tâche est taguée selon la matrice d’Eisenhower pour priorisation
J’ajoute sur un calendrier privé des notifications.
Gains : La planification à court terme permet de diminuer la charge mentale, tandis que la planification long terme permet d’avoir une feuille de route adaptative.
2- Organiser sa gestion
Problème : Optimiser son administratif et opérationnel
La prospection constante doit être efficace et aller au-delà d’un tableau Excel. L’émission et le suivi de la facturation puis la comptabilisation doit être efficace pour piloter son activité.
Solution : Bâtir une solution no code est surdimensionné et consommateur de temps et argent. J’ai choisi de prendre un CRM open source existant et commencer le suivi de la prospection et de la facturation en un jour. J’ai choisi un logiciel de comptabilité auto-hébergé pour garder mes données privées.
Gains : Le suivi des opportunités par canal d’acquisition permet de concentrer ses efforts pour optimiser le taux de transformation et la rentabilité. Le suivi de la facturation permet de piloter sa trésorerie.
Prochaine étape suivante : La mise en place d'un ERP modulaire auto-hébergé full web.
Gérard Goulain
Consultant BI
https://www.linkedin.com/in/gerard-goulain/
En 2018, la naissance de mon fils a remis en question mon organisation quotidienne. Je souhaitais passer un maximum temps auprès de lui et minimiser les frais. J’ai alors choisi de quitter mon poste en agence pour devenir consultante SEO freelance.
Mon défi était d’optimiser mes processus de travail pour être productive, tout en préservant ma santé physique et mentale, avec des créneaux de travail de 1h30 à 2h pendant les siestes de mon enfant.
La première étape a été de simplifier au maximum l’administratif lié à mon activité. Le choix de mon statut est adapté à cet objectif et afin de pouvoir le conserver, je limite mon temps de travail à 85 jours facturés par an, soit environ 7 par mois.
Le deuxième pilier de mon organisation est la flexibilité. Je travaille 100% remote, de manière autonome et la plupart du temps de manière asynchrone. Je communique principalement par email et dédie des plages horaires spécifiques pour répondre à mes clients. Les call et visio sont planifiés à l’avance.
Le dernier pilier a été la standardisation de mes supports et l’automatisation de mes tâches. L’objectif était double : passer moins de temps à rédiger des documents et transmettre davantage de valeurs à mes prospects et clients. En améliorant mes processus, j’en suis venue à développer des outils spécifiques. Aujourd’hui, je passe jusqu’à cinq fois moins de temps sur un audit et livre des supports que mes clients utilisent facilement.
Je m’efforce d’améliorer constamment mes processus en tenant compte des retours clients et des innovations. L’accès aux IA génératrices m’a permis d’encore automatiser certaines tâches et même d’économiser du temps sur les phases d’idéation.
En 2020, l’arrivée de mon deuxième enfant n’a nécessité que des ajustements mineurs dans mon organisation. Grâce à cette structure, j’ai pu conjuguer une vie de famille et une vie professionnelle épanouies, ce qui n’aurait pas été possible si j’étais restée salariée. J’ai même de nouveau du temps à consacrer à mes passions, comme l’écriture
Marie Marion
Experte SEO/SEA +10 ans expérience
https://marie-marion.com/
