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Pour une grande partie des freelances de la communauté crème de la crème, un des problèmes principaux, c’est de dégager du temps : pour avoir plus de clients, pour développer des side-projects, pour avoir plus de temps pour soi…
Alors quand Florence Bouygue, membre de crème de la crème, consultante en organisation, transformation et coaching agile nous a proposé d’écrire un article, nous avons eu envie de lui demander des conseils pour aider les freelances à gagner du temps dans leurs tâches.
Voici l’article que Florence nous propose :
Quand crème de la crème m'a proposé d'écrire un article sur "l'agilité pour mieux gérer ses tâches en freelance", je me suis dit : "mais non, l'agilité est une technique de gestion de projet, pas de gestion du temps personnel !". Et puis j'ai réfléchi 😁
Et voici mon article ! J'espère qu'il vous plaira.
L'agilité regroupe un ensemble de techniques de gestion de projet comme Scrum, Kanban, SAFe, Engage, Management 3.0, etc.
Ces techniques ont pour but d'aider les équipes à réussir leurs projets, surtout les gros projets, qui avaient tendance à dériver, à dépasser le budget et à livrer un produit à côté de la plaque du point de vue utilisateur.
L'agilité est en fait née au Japon, chez Toyota, avec Kanban, qui a aidé à organiser les chaînes de production de voitures. Puis, a migré aux États-Unis, au cœur des projets informatiques, avec Extrême Programming et Scrum. C'est en 2001 que plusieurs experts de ces techniques se sont réunis pour écrire ce qui aujourd'hui reste "la bible" des principes agiles : le Manifeste Agile.
C'est surtout en s'appuyant sur certaines des valeurs et principes de fonctionnement agiles formulés dans ce manifeste que nous pouvons gagner du temps au quotidien.
En tant que freelance, nous devons assurer toutes les fonctions de l'entreprise : commerce, compta, production… ça fait beaucoup ! Et nous n’avons pas de pouvoirs surhumains (en tout cas pas moi 😄)… Nous ne pouvons pas tout faire en même temps !
Pour pouvoir anticiper, s'organiser et éviter de subir le quotidien, le point de départ est d'avoir en permanence une vision d'où on veut aller.
Pour ce faire, je vous propose 3 axes de réflexion que je trouve aujourd'hui essentiels pour moi :
Répondre à ces questions va vous donner une énorme liste de buts à atteindre ou de tâches à réaliser… C'est ce qu'on appelle le « Backlog » (le « Reste à faire » en Français !) en Agile.
Et on ne va toujours pas savoir par où commencer !
Il faut donc, plutôt que de tout faire mal, choisir nos combats.
La priorisation sert à ça !
Après avoir listé les tâches à faire, il va falloir les classer, les placer dans le temps en fonction de leur priorité pour savoir par où commencer.
Une fois ce tri effectué, vous réalisez (entièrement !) la première tâche, puis vous passez à la suivante, etc. Alors d'accord, mais vous allez me dire : comment trier les tâches ? (Je vous fais grâce ici des techniques compliquées de tri sur les gros projets.)
En tant que Freelance, vous avez la vision globale à la fois des sujets à traiter et du "pourquoi" ces sujets sont importants. Une technique simple est de donner une valeur à chaque tâche et d'ensuite classer en fonction de cette valeur.
En Agilité, on parle de Business Value. Ainsi, vous serez sûr que le temps consacré à réaliser vos tâches a la plus importante valeur pour vous, à tout moment.
Par exemple :
Ça paraît bête, mais ce n'est pas toujours facile d'entrer en action ! On est paralysé au pied de la montagne, on ne sait pas par où commencer, on a peur d'échouer. Alors, une par une, presque sans réfléchir (ce n’est plus le moment) on fait. On avance. On accomplit les tâches listées et triées dans le bon ordre à l'avance. Il ne s'agit pas de les réaliser "à la va-vite", pour s'en débarrasser (même s'il y en a beaucoup !) mais au contraire de traiter chacune avec soin, pour ne rien regretter, pour ne pas y revenir.
Quand la première tâche est finie, on passe à la suivante. Et ainsi de suite, jusqu’au moment d’arriver au temps du bilan.
Une notion très importante en agilité est l'orientation résultats.
L'agilité sans action, ça n'existe pas, sans bilan non plus ! Ça s'appelle la « Rétrospective ». Pour quelles raisons allez-vous faire l'effort de lire mon article et essayer de l'appliquer ? 😄
Mieux s'organiser, c'est du temps. Mais pour quel gain au final ? Si vous pensez aujourd'hui que vous êtes mal organisé, que vous manquez de temps, que vous êtes stressé, que vous ne prenez pas les bonnes décisions au bon moment... ce sont autant de critères de réussite pour mesurer le résultat de vos efforts.
Par exemple, posez-vous ¼ d'heure chaque semaine et demandez-vous :
Notez le résultat et regardez si de semaine en semaine, ça s'améliore…
Si oui, continuez, sinon, trouvez une autre solution !
Lister, trier, agir et faire le bilan est une des techniques pour mieux s'organiser. Vous l'aurez compris, l'agilité, comme une meilleure gestion de votre temps, n'est pas un but en soi, c'est bien un moyen pour être plus efficace dans vos actions de freelance et gagner en sérénité. Alors n'hésitez pas à inventer votre propre technique pour arriver à vos fins ! Innovez ! Mais ça c'est une autre histoire, à raconter peut-être dans un nouvel article...
