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Emmanuelle Patry|19.01.2021

De nombreux articles et livres listent des astuces et des conseils pour mieux gérer son temps, mais ils ne sont pas toujours faciles à appliquer concrètement. Emmanuelle Patry, consultante et formatrice certifiée en marketing social media et freelance de la communauté crème de la crème, vous partage une méthodologie de gestion du temps qu'elle appelle "La méthode des blocs" :

C’est peut-être une des raisons pour lesquelles vous avez choisi d’être freelance : pouvoir gérer votre temps comme vous le souhaitez. Pourtant vous vous dites souvent : "Je suis débordé en ce moment" et en tant que freelance, le temps est votre actif le plus précieux. 

Si vous vous êtes déjà retrouvés en pyjama à 19h sans avoir vu la lumière du jour avec pour unique repas un paquet de chips ou s’il vous arrive souvent de finir de travailler à minuit pour finir un projet, ce qui va suivre est fait pour vous.

Reprendre le contrôle de son temps

Tout d’abord, je vous propose de rédiger un cahier des charges de vos besoins pour vous aider à organiser vos activités sur une semaine. Prenez une feuille ou un document Word, et listez tous les éléments qui composent votre semaine type sur 7 jours. Chaque semaine est différente, mais l’exercice consiste à repérer ce qui ne varie pas et structure votre vie. 

La liste doit être la plus exhaustive possible et regrouper à la fois vos activités perso et vos projets pro. Vous pouvez indiquer des mots-clés et un temps requis approximatif, sans rentrer dans le détail des micro-tâches car elles seront différentes chaque semaine. Par exemple : "Travail sur le projet X pendant Y heures" ; "Travail sur projet X pour client A pendant une journée".

Une fois cela fait, choisissez sur combien de jours vous souhaitez organiser votre semaine de travail. Dans l’agenda gardez les jours off choisis (samedi et dimanche le plus souvent) et ne cédez pas à la tentation de regrouper toutes vos activités et projets personnels ces jours off. Enfin, définissez des plages horaires de travail dans vos journées.

L’idée n’est pas d’auto-contrôler de manière rigide vos horaires mais d’avoir une idée précise du temps dont vous allez disposer dans la semaine pour pouvoir ensuite y intégrer des blocs de tâches.

Vous allez ensuite tracer cinq colonnes sur une feuille de papier ou sur un document Excel contenant les 5 items suivants :

1- Objectifs

Dans cette catégorie, vous allez lister vos objectifs principaux pour les prochains mois : vos objectifs business (exemple : parvenir à un chiffre d’affaires de X€ par mois), vos objectifs de montée en compétence (exemple : devenir un expert sur un sujet donné), mais aussi vos objectifs de vie (exemple : pouvoir travailler en remote). Ces objectifs vous permettront de prioriser les tâches en fonction de ce que vous voulez mener à bien.

2- Vie personnelle 

Vous pouvez reprendre ici les éléments liés à la vie personnelle listés lors du premier exercice et profitez-en pour lister ce que vous aimeriez faire dans un monde idéal sans trouver le temps de le faire (exemple : aller à un cours de yoga le jeudi à 18h). 

3- Connaissance de vous-même

Vous allez indiquer ici ce qui a trait à votre personnalité, ce que vous aimez faire, les jours et les moments où vous êtes productif, où vous allez avoir envie de faire tel type de tâche plutôt que tel autre (exemple : vous êtes très productif en fin de journée, ou bien vous aimez faire votre administratif en début de semaine pour être tranquille). 

Organisation travail freelance

4- Tâches et éléments récurrents liés à votre activité

Regroupez dans cette colonne les éléments liés à la vie professionnelle listés lors du premier exercice. 

5- Tâches et éléments récurrents liés à votre métier

Certains métiers ou activités ont des exigences particulières et il faut en tenir compte dans l’organisation de son temps et dans la communication avec ses clients et collaborateurs (par exemple : la nécessité d’avoir des plages horaires de 3h pour travailler sur un projet sans être dérangé).

Organiser son temps

Maintenant que vous avez une idée précise de l’ensemble des éléments qui constituent votre emploi du temps, vous pouvez créer votre semaine-type, en prenant pour exemple la semaine suivante :

  1. Utilisez un outil de to-do list ou un outil de gestion de projet (comme Trello) et organisez les éléments par catégories avec des créneaux horaires de 1 heure à 3 heures selon ce qui vous va le mieux : administratif, sport, gestion de projet, rendez-vous... Chaque catégorie doit être associée à un ensemble de tâches qui correspondent à la réalisation d’un de vos objectifs. Pour que ce soit visuel vous pouvez associer une couleur à une catégorie. 
  2. Chaque catégorie correspond à un ou plusieurs blocs de temps à inscrire dans votre agenda. Par exemple : gestion de projet client B le lundi de 9h à 12h. Faites-le en tenant compte du cahier des charges et n’hésitez pas à utiliser dans votre agenda le système des couleurs.

Organisation freelance Trello

Un exemple de catégorie dans Trello pour gérer le temps à allouer à chaque projet client

Votre semaine-type est prête ! Voici enfin les 5 règles d’or pour que cette méthode fonctionne :

  • Faites les tâches du bloc au moment prévu dans la mesure du possible. Si vous décidez d’annuler, ce n’est pas un problème mais reportez-les dans la semaine.
  • Intégrer les interactions avec les clients et les collaborateurs dans votre organisation en tenant compte à la fois de leurs besoins et de votre nécessité d’être focus.
  • Idéalement, ne remplissez pas tout votre agenda, gardez environ 20% d’imprévus. Visez la qualité et pas la quantité.
  • Vos activités pro et perso sont maintenant au même niveau de hiérarchie dans votre agenda, donc prenez le pli de ne pas faire sauter le perso à la moindre "urgence".
  • Faites le point à la fin de la semaine sur votre organisation et regardez ce que vous pouvez adapter pour la suivante. 

Vous pouvez ensuite faire le point à la fin de chaque semaine pendant 10-15 minutes sur l’organisation de la semaine suivante en fonction des événements et de vos avancées. 

La méthode des blocs ne sert pas à remplir son agenda mais à structurer sa semaine en fonction de ses objectifs pro et perso. C’est un outil qui va vous permettre de rester organisé et de ne pas vous perdre dans des tâches qui ne vont pas contribuer à vos objectifs, tout en créant un cadre équilibré.

Ressources :

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Emmanuelle est consultante et formatrice certifiée en marketing social media avec une spécialité en analyse de données. Son approche ? Une méthode utilisant les social data pour construire une stratégie social media efficace et optimiser ses résultats en permanence. L’objectif ? Permettre à ses clients de reprendre le contrôle de leurs données et de piloter leurs actions social media en cohérence avec l'ensemble de leurs actions marketing, grâce à des programmes d'accompagnement sur mesure.

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